Registro de mantenimiento y manual de uso en el RITE: qué guardar
El RITE obliga a tener un registro de mantenimiento y el manual de uso de la instalación. Te contamos quién lo redacta, cuánto se guarda y cuándo hay certificado anual.
Respuesta rápida
Si tu vivienda o local tiene una instalación térmica sujeta al RITE, el titular debe poder enseñar un registro de las operaciones de mantenimiento y reparaciones, que la empresa mantenedora redacta y que se conserva al menos cinco años desde cada operación[1]. También debe tener el «Manual de Uso y Mantenimiento», que el instalador entrega al registrar la instalación[1]. Un certificado anual de mantenimiento solo es obligatorio donde hay contrato de mantenimiento obligatorio[1][2].
A qué instalaciones se aplica
El Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE) se aprobó por el Real Decreto 1027/2007. Este artículo usa el texto consolidado del BOE, con última actualización publicada el 02/08/2022[1]. Habla de instalaciones térmicas en edificios en España: calefacción, climatización y agua caliente sanitaria. La instalación concreta puede tener obligaciones adicionales de tu comunidad autónoma, que fija, por ejemplo, el modelo de certificado de mantenimiento[1].
Si todavía no sabes qué empresa puede firmar el mantenimiento, empieza por qué es una empresa instaladora y mantenedora autorizada. Las frecuencias de revisión por tipo de equipo están en la periodicidad de mantenimiento de caldera y aire acondicionado, y aquí nos centramos en los papeles.
El Manual de Uso y Mantenimiento
El manual es un documento de la propia instalación, no el folleto del fabricante. El artículo 26.4 dice que debe contener las instrucciones de seguridad y de manejo y maniobra, así como los programas de funcionamiento, mantenimiento preventivo y gestión energética[1].
Tres cosas que conviene saber:
- Lo entrega el instalador. Una vez registrada la instalación en la comunidad autónoma, el instalador habilitado entrega al titular, entre otros documentos, el manual de la instalación realmente ejecutada. Debe incorporarse al Libro del Edificio[1].
- Se pasa a la empresa mantenedora. Al hacerse cargo del mantenimiento, el titular entrega una copia a la empresa[1].
- Debe mantenerse al día. La actualización y adecuación permanente de su contenido es obligación del mantenedor habilitado y, cuando es preceptivo, del director de mantenimiento[1].
«Las instalaciones térmicas se utilizarán adecuadamente, de conformidad con las instrucciones de uso contenidas en el "Manual de Uso y Mantenimiento"»[1]
Esto afecta también al usuario: el artículo 25 le pide usar la instalación como indica el manual y avisar al responsable de mantenimiento de cualquier anomalía en el funcionamiento[1].
El registro de las operaciones de mantenimiento
El registro lo regula el artículo 27 y es lo que se enseña en una inspección. Recoge las operaciones de mantenimiento y las reparaciones, y forma parte del Libro del Edificio[1].
| Pregunta | Qué dice el artículo 27 |
|---|---|
| ¿Quién lo confecciona? | La empresa mantenedora, que responde de las anotaciones[1] |
| ¿Quién responde de que exista? | El titular de la instalación[1] |
| ¿Cuánto tiempo se guarda? | No menos de cinco años desde la fecha de cada operación[1] |
| ¿A quién se enseña? | A las autoridades competentes que lo exijan por inspección u otro requerimiento[1] |
Un detalle útil: las comunidades autónomas pueden ordenar inspecciones por resultados desfavorables apreciados en ese registro, además de por iniciativa propia o denuncia de terceros[1]. Un registro incompleto no es un trámite menor.
Nota
Pide siempre copia del parte de cada visita, con fecha, equipo revisado y trabajos realizados. Si cambias de empresa, la nueva necesita ver lo que se hizo antes.
Contrato y certificado de mantenimiento
No toda instalación necesita contrato. El artículo 26.6 distingue por potencia térmica nominal total[1]:
- De 5 kW a 70 kW (ambos incluidos): mantenimiento por una empresa mantenedora, siguiendo el manual. El texto no exige aquí contrato escrito[1].
- Más de 70 kW: la empresa mantenedora con la que el titular debe suscribir un contrato de mantenimiento[1].
- Más de 5.000 kW en calor o 1.000 kW en frío: contrato y director de mantenimiento titulado[1].
El certificado de mantenimiento del artículo 28 se firma anualmente, y solo en los casos en que es obligatorio suscribir contrato[2]. Su validez máxima es de un año, una copia se queda con el titular y puede enviarse al órgano competente de la comunidad si así se determina[2]. Debe incluir, como mínimo, la identificación de la instalación y de la empresa, la declaración de que se ha mantenido según el manual y un resumen de los consumos anuales[2].
Para una vivienda con caldera mural y split, la potencia total suele quedar por debajo de 70 kW. La suma de todos los generadores del edificio puede cambiar la clasificación, así que conviene mirar la memoria técnica de la instalación.
Trabajo de un profesional
Redactar el registro, firmar el certificado de mantenimiento y actualizar el manual corresponde a la empresa mantenedora habilitada. El usuario no debe anotar operaciones técnicas que no ha hecho ni abrir el equipo para «ponerse al día» con el papeleo[1].
Qué hacer si no encuentras los documentos
Empieza por lo seguro: buscar, preguntar y pedir copias.
- Mira en la carpeta del edificio o de la vivienda, o en lo que te dejó el instalador al entregar la obra.
- Pregunta a la comunidad de propietarios o a la inmobiliaria si hay Libro del Edificio.
- Pide a la empresa mantenedora actual copia del registro de operaciones.
- Si el instalador ya no existe, consulta con una empresa habilitada cómo reconstruir la documentación; el contenido exacto lo fija tu comunidad autónoma.
Cuando recibas un equipo nuevo, la lista de qué pedir en la entrega está en el checklist de entrega de la instalación al cliente. Si tu caldera o equipo de frío entra en el calendario de inspecciones, mira también la inspección de eficiencia energética del RITE.
Con la marca y el modelo, Instalio puede ayudarte a ordenar los datos que debe llevar el parte de la visita y a buscar en la web oficial del fabricante lo que dice el manual de ese equipo.
Preguntas frecuentes
¿Quién tiene que guardar el registro de mantenimiento, el instalador o yo?
La empresa mantenedora lo confecciona y responde de las anotaciones, pero el titular es responsable de su existencia y de tenerlo a disposición de las autoridades[1].
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro?
No menos de cinco años desde la fecha de ejecución de cada operación de mantenimiento[1].
¿Tengo que firmar un contrato de mantenimiento de la caldera de casa?
El texto consolidado solo exige contrato escrito para instalaciones de más de 70 kW de potencia térmica nominal total[1]. Por debajo, el mantenimiento debe hacerlo igualmente una empresa mantenedora[1].
¿Qué diferencia hay entre el registro y el certificado de mantenimiento?
El registro lista todas las operaciones y reparaciones. El certificado se firma una vez al año, solo con contrato obligatorio, y resume el estado y los consumos[1][2].
Ten a mano los datos de tu equipo
Cuéntale a Instalio qué equipo tienes y sube una foto de la placa. Te preguntará lo necesario para dejar el caso ordenado y podrás enseñárselo a tu empresa mantenedora.
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Fuentes
Documentos consultados el 31 de octubre de 2026. Cada número del texto lleva a su fuente; los enlaces abren el documento original.
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1Normativaboe.es
Consultado el 31 de octubre de 2026 · Volver al texto
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2Normativaboe.es
Consultado el 31 de octubre de 2026 · Volver al texto
